Räumliche Ausstattung und Regelungen zum Datenschutz

Sind Geschäftsräume vorhanden?

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Bieten die Räumlichkeiten und die Ausstattung Möglichkeiten zur Teambesprechung?

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Werden die Wohnungsschlüssel der Klienten für Unbefugte unzugänglich aufbewahrt, z. B. in einem abschließbaren Kasten oder Schrank?

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Ist eine Zuordnung der Wohnungsschlüssel zu den Klienten für Außenstehende unmöglich, z. B. durch einen Zahlencode?

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(zusätzlich): Lässt sich der Pflegeanbieter ein Dokument (eine Quittung) für den Empfang und die Rückgabe eines Wohnungsschlüssels durch den Klienten unterschreiben?

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(zusätzlich): Sind die Geschäftsräume des Pflegeanbieters gut zu erreichen, stehen also genügend Parkmöglichkeiten zur Verfügung?

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Können behinderte Menschen die Geschäftsräume ohne Probleme aufsuchen?

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(zusätzlich): Ist sichergestellt, dass der Pflegeanbieter von außen gut erkennbar ist, z. B. durch ein großes Schild oder durch ein großes Logo?

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(zusätzlich): Steht ein Raum für ruhige Gespräche mit Angehörigen oder mit Betreuungspersonen zur Verfügung?

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(zusätzlich): Sind für die Mitarbeiter genügend Tische und Stühle vorhanden, um dort zusammen zu arbeiten, etwa bei Teambesprechungen oder bei Fortbildungen?

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Datenschutz / Schweigepflicht

Werden personenbezogene Unterlagen für Unbefugte unzugänglich etwa in abschließbaren Schränken aufbewahrt, z. B. Pflegeverträge, Übergabebücher, archivierte Pflegedokumentationen, Kundenakten?

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Werden personenbezogene Unterlagen, die in einem EDV-System gespeichert sind, durch eine Passwortvergabe für zugriffsberechtigte Mitarbeiter, vor Unbefugten geschützt?

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Liegt ein unterschriebenes Dokument von jedem Mitarbeiter zur Schweigepflicht vor, sofern sich dieser Passus nicht schon im Arbeitsvertrag befindet?

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Sind Plantafeln, auf denen Namen und Pflegeleistungen zu sehen sind, geschützt vor z. B. Blicken von Besuchern, ggf. durch Tücher, Rollos oder fahrbare Planungstafeln?

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Werden personenbezogene Unterlagen, wenn sie im Auto mitgenommen werden, in undurchsichtigen Schutzhüllen transportiert?

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Zusatzinfo:

• Personenbezogene Unterlagen dürfen nicht für einen längeren Zeitraum in einem Auto liegen gelassen werden, z. B. über Nacht. Erlaubt wäre die Deponierung in einem abschließbaren Fach, das fest verbunden ist mit dem Auto, z. B. in einem sog. "Autosafe".

Aufbauorganisation Personal

Ist die verantwortliche Pflegefachkraft den Landesverbänden der Pflegekassen gemeldet und bekannt?

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Erfüllt sie folgende Voraussetzungen?

Pflegefachkraft

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ausreichende Berufserfahrung

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sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

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Weiterbildung zur Leitungsqualifikation (die leitungsbezogene Weiterbildung muss einen Umfang von 460 Stunden haben) oder der Abschluss einer Ausbildung im Pflegemanagement an einer Hochschule (identisch mit SGB XI)

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Zusatzinfo:

• Zu der personellen Ausstattung sind die Rahmenempfehlungen gemäß § 132a Abs. 1 SGB V zu beachten. Außerdem sind abweichende vertragliche Anforderungen nach § 132a Abs. 4 SGB V zu berücksichtigen.
• Pflegefachkräfte nach den Rahmenempfehlungen sind:
• Gesundheits- und Krankenpflegerinnen oder Gesundheits- und Krankenpfleger 
• Gesundheits- und Kinderkrankenpflegerinnen oder Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger 
• Altenpflegerinnen oder Altenpfleger nach dem Altenpflegegesetz vom 25.08.2003 oder 
• Altenpflegerinnen oder Altenpfleger mit einer dreijährigen Ausbildung nach Landesrecht
• Sollten zweijährig ausgebildete Altenpfleger als verantwortliche Pflegefachkraft arbeiten und anerkannt sein, so dürfen sie das auch in den anderen Bundesländern, wo die Ausbildung zur Pflegefachkraft in der Regel drei Jahre dauert.
• Ist der Pflegeanbieter spezialisiert auf die Versorgung von Menschen mit Behinderung, kann die verantwortliche Pflegefachkraft oder die stellvertretende verantwortliche Pflegefachkraft auch über eine Qualifikation als Heilerziehungspfleger verfügen.
• Eine ausreichende Berufserfahrung bedeutet, dass die Fachkraft innerhalb der letzten acht Jahre mindestens zwei Jahre hauptberuflich gearbeitet hat und davon mindestens neun Monate im ambulanten Bereich.
• Die Anforderungen an die Leitungsqualifikation sind identisch mit denen im Bereich des SGB XI.

Wie hoch ist die wöchentliche Arbeitszeit der verantwortlichen Pflegefachkraft beim Pflegeanbieter? Ist das ausreichend?

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Wie viele Stunden in der Woche arbeitet sie davon in der direkten Pflege? Ist das ausreichend?

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Mit welchem Stellenumfang ist sie beschäftigt?

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Ist die stellvertretende verantwortliche Pflegefachkraft den Landesverbänden der Pflegekassen gemeldet worden?

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Erfüllt die stellvertretende Pflegefachkraft folgende Kriterien?

Ist sie Pflegefachkraft?

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Verfügt sie über ausreichende Berufserfahrung?

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Ist es eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung?

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Zusatzinfo:

• Die stellvertretende verantwortliche Pflegefachkraft muss die gleichen Anforderungen (Qualifikation und Berufserfahrung) wie die verantwortliche Pflegefachkraft erfüllen.

Erfüllt der Stellenumfang der stellvertretenden sowie der verantwortlichen Pflegefachkraft die Anforderungen der Rahmenempfehlung nach § 132a Abs. 1 SGB V?

Beträgt der Stellenumfang der verantwortlichen Pflegefachkraft mindestens 50 Prozent?

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Beträgt der Stellenumfang der verantwortlichen Pflegefachkraft und der stellvertretenden verantwortlichen Pflegefachkraft mindestens 1,5 Stellen?

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Werden die Mindestanforderungen an die Personalbesetzung nach dem Vertrag nach § 132a Abs. 4 SGB V erfüllt?

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Zusatzinfo:

• Im nächsten Schritt muss der Pflegeanbieter über eine Auflistung mit der genauen Zusammensetzung des Personals verfügen. Abgefragt werden die Qualifikationen der Mitarbeiter (z. B. Pflegefachkraft oder Heilerziehungspfleger) sowie der Stundenumfang. Also: Vollzeit, Teilzeit oder geringfügig Beschäftigte. Mitarbeiter externer Leistungserbringer werden nicht mitgerechnet. Am Schluss werden die einzelnen Angaben addiert und der gesamte Stellenumfang aufgeführt.

Ablauforganisation

Hat die verantwortliche Pflegefachkraft genügend Zeit für ihre Leitungsfunktion?

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Dienst- und Tourenplan

Zusatzinfo:

• Ein Dienstplan zeigt i. d. R. für einen Monat im Voraus, welche Mitarbeiter welche Arbeitszeiten zu absolvieren haben. Dabei prüft der MDK zum einen, ob die unten genannten Formalien eingehalten werden, und zum anderen lässt sich daraus erkennen, ob die Personalstärke am Pflegebedarf orientiert ist.
• Viele Pflegeanbieter haben mittlerweile EDV-Programme, die sehr ausgeklügelte Touren- / Einsatzpläne erstellen und meistens mit einer Abrechnungssoftware kombiniert sind. Daher sehen viele Betreiber oft nicht ein, einen gesonderten Dienstplan zu führen.
• Um einen Dienstplan komplett weglassen zu können, müssten die Touren- / Einsatzpläne die unten aufgeführten Merkmale enthalten. Da aber die Touren- / Einsatzpläne eine Präzisierung der Einsätze und des Dienstplans sein sollen, ist es wohl weiterhin erforderlich, dass der Pflegeanbieter sowohl einen Dienstplan als auch Touren- / Einsatzpläne parallel führt.

Sind die Dienstpläne dokumentenecht geführt (kein Bleistift, kein Tipp-Ex©, keine unleserlichen Streichungen)?

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Sind Soll-, Ist- und Ausfallzeiten dokumentiert?

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Sind der Zeitpunkt der Gültigkeit und der Einsatzort vermerkt?

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Enthält er die vollständigen Namen (Vor- und Zunamen)?

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Enthält er die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter?

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Enthält er den Umfang des Beschäftigungsverhältnisses (Wochen- oder Monatsarbeitszeit)?

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Ist eine einheitliche Legende für Dienst- und Arbeitszeiten im gesamten Pflegeanbieter vorhanden?

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Ist er mit Datum versehen und mit der Unterschrift der verantwortlichen Person?

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Sind Übergabezeiten und Zeiten für Teambesprechungen ersichtlich?

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Können anhand des Dienstplans das gewählte Pflegesystem (z. B. Bezugspflegesystem), damit also auch die pflegerische Kontinuität nachgewiesen werden?

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(zusätzlich:) Gibt es einen Standard zur Dienstplanung, in dem geregelt ist:

Wer kontrolliert die Dienst- und Tourenpläne?

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Werden die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt?

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Gibt es Festlegungen zur optimalen, ausreichenden oder ungenügenden Personalbesetzung?

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Welche Maßnahmen sollen bei einem Personalengpass bzw. bei Personalausfall greifen?

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Zu welchem Zeitpunkt sollte der Dienstplan vorliegen? (Der MDK hat kein Recht, eine bestimmte Vorlaufzeit für den Dienstplan zu verlangen. Er hat im Rahmen der Prüfung lediglich das Recht, den Dienstplan auf die formalen Anforderungen zu überprüfen. Gleichwohl ist es sinnvoll, den Dienstplan mit einer längeren Vorlaufzeit für die Mitarbeiter auszuhängen im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit.)

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Wie werden die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt, z. B. durch ein Wunschbuch?

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Sind Rufbereitschaften, Dienstbesprechungen und Fortbildungen im Dienstplan eingeplant?

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Wie werden die Wünsche eines Klienten berücksichtigt, z. B. durch flexible Arbeitszeiten, die es ihm etwa ermöglichen selbstbestimmt zu entscheiden, wann er morgens aufstehen und frühstücken möchte oder abends zu Bett gehen möchte?

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Werden alle relevanten Arbeitsgesetze und ggf. Tarife eingehalten, z. B. Mutterschutz?

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Wo sind die alten Dienstpläne abgelegt? Ist dieses geregelt?

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Werden die Dienstpläne archiviert?

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Liegen geeignete Einsatz-/ und Tourenpläne vor, aus denen Folgendes ersichtlich ist: (Die Touren- / Einsatzpläne müssen schriftlich nachvollziehbar sein. Wie der Pflegeanbieter das im Einzelnen umsetzt, bleibt ihm überlassen, z. B. anhand von Mitarbeitertagebüchern. Das heißt: Die Mitarbeiter schreiben sich die Touren von der Stecktafel ab oder anhand von Computerausdrücken, die von einem EDV-Programm erstellt werden.)

Enthält er das Datum der Gültigkeit?

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Ist eine tageszeitliche Zuordnung von Mitarbeitern zu Pflegebedürftigen enthalten?

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Sind Datum und Unterschrift der verantwortlichen Person dokumentiert?

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[zusätzlich:] Ist ein rückwirkender Soll-Ist-Abgleich möglich?

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Werden die Eintragungen dokumentenecht vorgenommen, also leserliche Streichungen, keine Bleistifteintragungen, kein TippEx© usw.?

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[zusätzlich:] Sind die Adressen und Telefonnummern der Klienten aufgeführt?

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[zusätzlich:] Enthält der Touren- / Einsatzplan die Anzahl der zu versorgenden Pflegebedürftigen sowie ihren Hilfebedarf?

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[zusätzlich:] Werden Wegezeiten dokumentiert?

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[zusätzlich:] Ist der Zeitbedarf pro Klient dokumentiert?

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[zusätzlich:] Werden die Pflegekräfte entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt, siehe Stellenbeschreibung?

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[zusätzlich:] Werden bei der zukünftigen Planung die angegebenen Zeitguthaben / Zeitschulden entsprechend berücksichtigt?

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[zusätzlich:] Werden die Touren gerecht, im Sinne der Arbeitsbelastung, unter den Mitarbeitern verteilt?

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[zusätzlich:] Berücksichtigt die Tourenplanung wirtschaftliche Gesichtspunkte?

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[zusätzlich:] Werden die Kundenwünsche bezüglich der Einsatzzeit berücksichtigt?

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Werden die Tourenpläne archiviert?

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Erreichbarkeit und Einsatzbereitschaft des Pflegeanbieters

Wie wird die ständige Erreichbarkeit und Einsatzbereitschaft des Pflegeanbieters (Rund-um-die-Uhr und auch an Sonn- und Feiertagen) sichergestellt? (Der alleinige Einsatz eines Anrufbeantworters, auch wenn er regelmäßig abgehört wird, und die Zusendung von eMails sind nicht ausreichend.)

Ist der Pflegeanbieter für sämtliche Klienten zu jeder Zeit erreichbar und kann er die vereinbarten Leistungen durchführen? Der Nachweis kann etwa über den Dienstplan erfolgen, indem eine tägliche Ruf-/ Einsatzbereitschaft mit Namen des jeweiligen Mitarbeiters ausgewiesen ist.

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[zusätzlich:] Gibt es einen Standard, der das System der Rufbereitschaft intern regelt?

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[zusätzlich:] Gibt es ein Rufbereitschaftsprotokoll, in dem die Ereignisse schriftlich festgehalten werden können?

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Kann der Pflegebedürftige jederzeit eine Pflegefachkraft erreichen?

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Hat der Pflegeanbieter seine ständige Erreichbarkeit und Einsatzbereitschaft über eine Rufbereitschaft, Mobiltelefon, Kooperationsvereinbarung oder eine Anrufweiterschaltung organisiert?

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[zusätzlich:] Gibt der Pflegeanbieter eine schriftliche Information über die Rufbereitschaft an die Klienten raus und / oder ist die Telefonnummer der Rufbereitschaft auch in der Pflegedokumentation vermerkt?

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[zusätzlich:] Besitzt die zuständige Rufbereitschaft alle notwendigen Informationen, wie etwa Adressen, Telefonnummern der Patienten und der Mitarbeiter, Unterlagen über die Touren- / Einsatzpläne?

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[zusätzlich:] Existiert eine Regelung über die Vergütung der Rufbereitschaft und zum Ausgleich der Ruhezeit seitens des Arbeitgebers?

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Falls ein Anrufbeantworter eingesetzt wird: Enthält die Ansage Informationen über Notfälle und die Telefonnummer der Rufbereitschaft? Zeigt die Telefonanlage die Uhrzeit des eingegangenen Telefonats an?

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[zusätzlich:] Wird bei Problemen der Rufbereitschaft ein Qualitätszirkel einberufen, der sich mit den Fehlern und Ursachen auseinandersetzt sowie Verbesserungen erarbeitet und umsetzt?

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Qualitätsmanagement

Handzeichenliste

Hält der Pflegeanbieter eine aktuelle Handzeichenliste für alle in der Pflege beschäftigten Mitarbeiter vor?

Befinden sich alle Mitarbeiter auf der Liste, die mindestens seit einer Woche beschäftigt sind?

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Ist die jeweilige Qualifikation benannt?

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Ist der Vor- und Zuname dokumentiert?

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Stimmen die Handzeichen überein?

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Ist jedes Handzeichen eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet?

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Können bei einer EDV-gestützten Pflegedokumentation die erbrachten Pflegeleistungen eindeutig dem Mitarbeiter, der sie erbracht hat, zugeordnet werden? (Auch bei einer EDV geführten Pflegedokumentation muss eine Handzeichenliste vorliegen.)

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Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Hat der Pflegeanbieter ein individuell gestaltetes Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter entwickelt?

Werden die Ziele erläutert?

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Welchen Zeitraum (Tage / Wochen) umfasst die Einarbeitungszeit? Sind es mindestens vier bis sechs Wochen?

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Ist eine Pflegefachkraft als jeweiliger Praxismentor im Konzept benannt?

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Wird im Einarbeitungskonzept nach dem jeweiligen Qualifizierungsgrad unterschieden?

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Ist ein System zur Beurteilung der Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase / Probezeit im Konzept beschrieben?

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Wird das Konzept nachweislich angewandt?

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[zusätzlich:] Wird im Konzept auf das Unternehmensleitbild und auf das Pflegeleitbild eingegangen?

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[zusätzlich:] Ist das Einarbeitungskonzept jedem leitenden Mitarbeiter des Pflegeanbieters bekannt?

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[zusätzlich:] Werden bei Schwierigkeiten mit dem neuen Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase rechtzeitig Gespräche geführt?

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[zusätzlich:] Wird dem neuen Mitarbeiter der Einarbeitungsbogen gleich am ersten Tag ausgehändigt und ihm dessen Sinn und Zweck erläutert?

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[zusätzlich:] Wird das Einarbeitungskonzept regelmäßig überprüft und überarbeitet?

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[zusätzlich:] Wer ist dafür verantwortlich? Ist dieses geklärt?

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Zusatzinfo:

• Idealerweise wird dem Mitarbeiter am ersten Arbeitstag eine Infomappe überreicht, die wichtige Unterlagen enthält. Inhalte könnten etwa sein:
• Anschreiben, in dem der Mitarbeiter begrüßt wird
• Organigramm des ambulanten Pflegeanbieters
• Arbeitszeiten
• Einarbeitungsstandard
• Pflegeleitbild
• Information über die Qualitätsmanagementarbeit, z. B. Arbeit des Qualitätszirkels, Qualitätsmanagementhandbuch
• Informationen über das praktizierte Pflegesystem und über den Tourenplan, z. B. Bezirkssystem
• Informationen über Personalhygiene, Arbeitskleidung, Unfallverhütungsvorschriften, Urlaubsregelungen, Schadensmeldungen, Tragen eines Namensschilds, Annahme von Geschenken usw.
• Verhalten im Krankheitsfall, wichtige Telefonnummern etc.
• Umgang mit Wohnungsschlüsseln der Klienten
• Umgang mit dem Planungsbuch (siehe Informationsweitergabe)
• Falls der Pflegeanbieter Leistungen der speziellen Krankenbeobachtung erbringt, muss er die Bedingungen des Kapitels: “Qualitätsmanagement bei spezieller Krankenbeobachtung”, speziell die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, erfüllen.

Erste-Hilfe-Maßnahmen und Notfälle

Finden Schulungen zu Erste-Hilfe-Maßnahmen statt? Werden diese dokumentiert, etwa durch Teilnahmebescheinigungen?

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Wichtig: Das Pflegepersonal sollte mindestens alle zwei Jahre geschult werden. Die Gutachter machen eine Stichprobe von 10 Prozent bei Mitarbeitern, die mindestens ein Jahr beschäftigt sind.

[zusätzlich:] Gibt es Standards zu Erste-Hilfe-Maßnahmen oder zu anderen Notfällen wie etwa Verhalten nach Sturz, Durchführung einer Reanimation, Verhalten bei Bewusstlosigkeit?

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