Viele Pflegeheime und ambulante Dienste sind so ausgebucht, dass sie nicht jedem Interessenten eine sofortige Versorgung anbieten können. Potenzielle Neukunden müssen sich mit einem Platz auf der Warteliste begnügen. Auch hier gibt es datenschutzrechtliche Hürden.

Datenschutz: Umgang mit Kundenanfragen und mit Wartelisten

• Die vertragliche Beziehung zum Pflegeanbieter beginnt zumeist mit einer Kontaktaufnahme durch den Pflegebedürftigen oder durch seine Angehörigen. Die Einrichtung nimmt den Namen, die Adressdaten und die Telefonnummer auf. Häufig werden auch schon erste gesundheitsbezogene Daten erhoben, etwa die ärztliche Diagnose und der Umfang der Pflegebedürftigkeit. Die Informationen werden in einem Formular eingetragen und in einem Ordner oder als Datei abgelegt.
• Nur im Ausnahmefall führt die Kontaktaufnahme unmittelbar zu einem Vertragsabschluss. Deutlich häufiger möchte der Interessent zunächst unverbindlich die Konditionen erfragen. Potenzielle Neukunden äußern Wünsche oder benennen Erwartungen. Diese Daten werden auf einem Interessentenbogen schriftlich festgehalten. Insbesondere in der stationären Pflege ist es auch so, dass aktuell kein Heimplatz frei ist. Der Pflegebedürftige wird daher auf eine Warteliste gesetzt.
• Mitunter wird die Einrichtung auch vom Sozialdienst eines Krankenhauses kontaktiert, um die nachklinische Versorgung eines Patienten sicherzustellen. Auch hier erhält das Pflegeheim oder der Pflegedienst ggf. vertrauliche Informationen.
• Die bereits jetzt vorliegenden Daten sind höchst sensibel und müssen entsprechend geschützt werden. Die zentrale Frage dabei ist: Wie lange dürfen die Informationen gespeichert werden? Wann ist eine Vernichtung der Daten erforderlich? Denn auch hier gelten die Gebote der Zweckbindung und der Datensparsamkeit. Nicht oder nicht mehr benötigte Daten sind daher unverzüglich zu löschen.
• In vielen Pflegeteams gibt es hier Defizite. Die Anfragen werden wahllos abgeheftet und gelagert. Selbst wenn es zu keinem Vertragsabschluss kommt, bleiben die Informationen im Aktenordner. Eine systematische Vernichtung unterbleibt. Und so sammelt sich in den Ordnern im Laufe der Jahre eine erhebliche Datenmenge an, für den Vorhaltung es keine datenschutzrechtliche Legitimation gibt.
• Grundsätzlich sollten Pflegeheime und ambulante Dienste die Informationsbögen ein Jahr nach dem Ausfüllen vernichten, wenn kein Vertragsabschluss erreicht wurde. Kommt es zu einer expliziten Absage durch den Interessenten, ist der Bogen sofort zu vernichten. Schon im Erstgespräch sollten Pflegebedürftige und deren Angehörige über die Maßnahmen zum Datenschutz aufgeklärt werden. Der Interessentenbogen kann um eine Einwilligungsklausel ergänzt werden. Hier ein Muster: