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Tipps für die MDK-Prüfung: Übergabebücher und Personalakten

Sowohl in der ambulanten wie auch in der stationären Pflege steht die MDK-Kontrolle vor tief greifenden Veränderungen, die die bisherige Prüfpraxis auf den Kopf stellen. Wir zeigen Ihnen, auf welche Kriterien Sie besonders achten müssen.

Tipps für die MDK-Prüfung: Übergabebücher und Personalakten

Keine Verpflichtung für Übergabebücher

  • In stationären Einrichtungen ist es selbstverständlich, dass die verschiedenen Schichten bei der Dienstübergabe zentrale Informationen austauschen. Dieses geschieht zumeist mündlich im Rahmen eines kurzen Treffens aller beteiligten Mitarbeiter. In Pflegediensten ist ein solches Vorgehen nicht praktikabel, weil die Pflegekräfte über die ganze Stadt verstreut arbeiten. Man sieht sich höchstens bei Teambesprechungen oder bei Fortbildungen.
  • Vor Einführung der Pflegenoten waren "fliegende Zettel" üblich, die beispielsweise für jeden Klienten in die Stecktafel im Stützpunkt gesteckt werden. Mitarbeiter konnten diese lesen, ergänzen oder mitnehmen. Selbstredend war dieses System höchst anfällig und unzuverlässig. Mit einer unbedachten Armbewegung oder mit einem Windstoß war das Chaos perfekt. Daher haben sich vor rund 15 Jahren die Übergabebücher durchgesetzt. Dieses auch auf Druck des MDK.
  • Und tatsächlich ist der Medizinische Dienst auch weiterhin ein großer Fan der Übergabebücher. Viele Prüfer legen es Pflegediensten mehr oder minder nachdrücklich ans Herz, diese Bücher zu führen. Tatsächlich jedoch verlangen weder die aktuellen Qualitätsprüfungsrichtlinien noch der kommende Fragenkatalog explizit, dass Übergabebücher geführt werden. Es steht den Pflegediensten völlig frei, wie sie das Informationsmanagement organisieren. Es muss nur funktionieren. Eine lediglich mündliche Übergabe sowie die altbekannte Zettelwirtschaft im Stützpunkt oder im Pflegefahrzeug sind daher ungeeignet.
  • Der praktische Nutzen eines Übergabebuchs ist ohnehin begrenzt. Als Konkurrenz zur Pflegedokumentation taugt es schon mal nicht. Diese Unsitte nennt sich “Doppeldokumentation”. So finden sich in manchen Büchern Einträge dazu, dass ein Klient z. B. Zahnschmerzen, Hautausschlag, Fieber oder Verstopfungen hat. Der Gedanke dahinter ist, dass die Pflegekraft schon vor dem Eintreffen in der Häuslichkeit über solche Probleme im Bild ist. Das ist praktisch. Aber ist es auch notwendig? Jede professionelle Pflegekraft wirft unmittelbar nach Ankunft in der Wohnung einen Blick in die Aktenmappe. Und da sollte alles Wichtige drinstehen. Erst dann führt sie die anstehenden Pflegemaßnahmen durch.
  • Redundante Einträge sind jedoch nicht nur überflüssig. Es besteht auch das Risiko, dass wichtige Informationen vergessen werden. Etwa weil die Pflegekraft nur in die Dokumentation, nicht aber ins Übergabebuch schaut. Oder andersherum. Wichtige Pflegeinformationen gehören daher ausschließlich in die Pflegedokumentation. Eine solch strikte Linie verbessert auch die Qualität der Dokumentation. Wenn Pflegekräfte nicht mehr auf Hilfsmittel wie ein Übergabebuch ausweichen können, wandern alle Informationen zwangsläufig in das Berichteblatt. Über gute und aussagekräftige Einträge freut sich sicherlich auch der MDK.
  • Ein Übergabebuch macht also nur als nachgeordnete und ergänzende Informationsquelle Sinn. Beispiele:
    • Die Betablocker werden knapp. Der Klient braucht ein neues Rezept.
    • Der Klient feiert bei Nachbarn deren goldene Hochzeit. Er möchte zwei Stunden länger schlafen.
  • Außerdem warnt ein Übergabebuch vor solchen Gefahren, auf die man als Pflegekraft noch vor Betreten der Wohnung informiert sein möchte. Beispiele:
    • In der Familie des Pflegebedürftigen grassiert Noro. Die Pflegekraft sollte noch vor Betreten der Wohnung Schutzkleidung anziehen.
    • In der Straße des Klienten wird die Fahrbahn erneuert. Die Stellplätze sind gesperrt. Aber man kann beim Aldi um die Ecke gut parken.
    • Der Enkel des Pflegebedürftigen ist zu Besuch. Er hat seinen American Pit Bull Terrier mitgebracht. Wer am Abend noch Klavier spielen möchte, sollte den Hund nicht streicheln.
  • Aus diesem Grund sind alle Versuche eines MDK-Prüfers, das Führen eines Übergabebuchs zu erzwingen, zurückzuweisen. Fragen Sie, wo sie eine solche Forderung in der QPR nachlesen können. Das beendet meistens die Diskussion.
Personalakten gehen den MDK nichts an
  • Die Qualifikationen sowie die Beschäftigungsumfänge der Pflegekräfte sind auch bei der neuen Qualitätskontrolle relevante Kriterien. Eine PDL braucht ihre Fortbildung zur verantwortlichen Pflegekraft. Ein bestimmter Anteil der Mitarbeiter muss über ein Examen verfügen. Und die Anzahl der geringfügig Beschäftigten darf nicht zu groß sein. Das ergibt sich etwa aus den Rahmen- und Versorgungsverträgen.
  • Diese Angaben stellt das Pflegeheim zumeist auf einer separaten Liste zusammen. Hier kann der Prüfer für alle Mitarbeiter nachlesen, welche Qualifikationen und Beschäftigungsumfänge vorhanden sind. Nun ist Papier geduldig und der MDK naturgemäß eher misstrauisch. Er nimmt Stichproben. Um all diese Angaben nachzuweisen, verlangt der Prüfer Einblick in die Berufsurkunden. Den Umfang der Beschäftigung weist ein Pflegeheim nach, indem es die entsprechenden Passagen in den Arbeitsverträgen vorzeigt.
  • Das bedeutet aber nicht, dass der MDK ungestört in der Personalakte blättern darf. Denn dort finden sich viele Informationen, die Prüfer nichts angehen, etwa die Lohnhöhe, Leistungsbeurteilungen oder gar Abmahnungen. Ein solches Vorgehen widerspricht nicht erst seit Einführung der DSGVO allen datenschutzrechtlichen Vorgaben.
  • Daraus folgt, dass dem MDK lediglich das Minimum an Dokumenten vorgelegt wird, also nur die einzelne Urkunde oder das einzelne Zeugnis. Falls das betreffende Blatt im Arbeitsvertrag weitere Angaben enthält, die für den Prüfer nicht relevant sind, so werden diese Abschnitte mit einem Blatt Papier abgedeckt.
  • Kurzum: In keinem Fall erhält der MDK uneingeschränkten oder gar unbeobachteten Zugriff auf die Personalakten.
Lassen Sie die MDK-Prüfer nicht aus den Augen!
  • Jeder gute Kriminalfilm hält zum Ende eine dicke Überraschung bereit. Das gilt auch für die MDK-Prüfung. Schon so manche Abschlussbesprechung zwischen den MDK-Prüfern und den Führungskräften der Pflegeeinrichtung brachte auf der Zielgeraden eine unerwartete Wende. Meist aber nichts Angenehmes, sondern neue Vorwürfe, die die PDL so gar nicht auf dem Zettel hatte.
  • Was ist da schiefgelaufen? Zumeist erlaubte die Einrichtung den MDK-Prüfern, sich allein und unkontrolliert im Haus zu bewegen. Rein rechtlich dürfen MDK-Prüfer nur solche Räume betreten, die für die Erfüllung des Versorgungsvertrags beim Pflegebedürftigen relevant sind. Dazu zählen etwa das Stationszimmer, die gemeinschaftlich genutzten Badezimmer oder Lagerungsräume der Hilfs- und Pflegehilfsmittel.
  • Wenn aber die MDK-Prüfer allein im Haus unterwegs sind, dehnen diese mitunter die Hausbegehung auch auf solche Räumlichkeiten aus, die für die pflegerische Versorgung keine Rolle spielen. Beispielsweise Zimmer, die primär dem Wohl der Pflegekräfte dienen; also Pausenräume, Ruheräume, Aufenthaltsräume. Ganz besonders gilt das für Umkleideräume sowie für Wasch- und Duschräume der Mitarbeiter. In kleinen familiär geführten Pflegeheimen ist es nicht so selten, dass die Eigentümer auch die Position der Pflegedienstleitung oder der Heimleitung übernehmen und einen eigenen Wohnbereich haben. Da steht der MDK-Prüfer dann unvermittelt im Wohnzimmer. Oder der Betreiber vermietet nicht benötigte Flächen an externe Firmen. Diese Mieter freuen sich über solchen Besuch garantiert nicht. Das Gleiche gilt für den Wohnraum der Pflegebedürftigen. Wenn diese der Inspektion nicht zustimmen, bleibt der Prüfer vor der Tür.
  • Hier ist es wichtig, dass jedem Prüfer eine freundliche Pflegekraft an die Seite gestellt wird, die dem MDK-Mitarbeiter wie ein Schatten begleitet; von Toilettengängen und dem Mittagstisch mal abgesehen. Es liegt dann an dieser Pflegekraft, den Bewegungsspielraum des MDK-Mitarbeiters auf solche Räume zu begrenzen, die von seinem Prüfauftrag betroffen sind.
  • Genau wie im Fußball löst auch bei einer Qualitätsprüfung eine solche “Manndeckung” beim Betroffenen sicherlich keine Begeisterung aus. Und natürlich kann ein MDK-Prüfer immer auch die Heimaufsicht oder das Gesundheitsamt über etwaige Verdachtsmomente in Kenntnis setzen, da diese umfassendere Betretungsrechte haben. Davon sollten Sie sich nicht einschüchtern und in Ihren Rechten beschneiden lassen.
  • Ebenso energisch ist einzugreifen, wenn der MDK-Mitarbeiter allein mit einem Bewohner sprechen möchte. In der alten Transparenzprüfung gab es die Zufriedenheitsbefragung. Da machte eine solch diskrete Unterredung Sinn. Kein Pflegebedürftiger wird kritische Worte zum Pflegeheim wagen, wenn die Bezugspflegekraft daneben steht und alles hört. In der neuen Qualitätsprüfung gibt es diese Befragung nicht mehr. Und auch kein weiteres Kriterium, für dessen Klärung der MDK-Mitarbeiter unter vier Augen mit dem Bewohner sprechen müsste.
  • Die Begleitung der Pflegekraft macht natürlich nur dann Sinn, wenn sich diese Notizen macht. Mit wem spricht der MDK-Prüfer? Und worüber? Was sieht er sich an? Dafür sollte die Pflegekraft ein Klemmbrett mit Papier und mit einem Kugelschreiber dabei haben. Diese Notizen werden Sie noch brauchen. Sobald sich die MDK-Mitarbeiter zu ihrer internen Besprechung zusammenfinden, werten Sie in der Zwischenzeit die Notizen aus. Über welche Mängel könnten die Prüfer gestolpert sein? Bereiten Sie sich vor! Bei der Abschlussbesprechung sollte Sie niemand auf dem falschen Fuß erwischen.
  • Natürlich kostet es zusätzliches Personal, wenn hinter jedem MDK-Prüfer eine Pflegekraft herläuft. Aber dafür gibt es ja die Ankündigung der Prüfung am Vortag. Stellen Sie sicher, dass die notwendige “Manpower” (oder genau genommen “Womenpower”) am Prüfungsmorgen zur Verfügung steht.


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