Zukünftig steht für stationäre Pflegeeinrichtungen alle sechs Monate ein Pflichttermin im Kalender: Die Qualitätsindikatoren müssen erhoben und an die Datenauswertungsstelle (DAS) geschickt werden. Durch eine clevere Terminwahl können Sie den Stress erheblich senken und die Chancen auf eine gute Bewertung steigern.

Der neue Pflege-TÜV (Teil 6): So wichtig ist der Stichtag für die Datenübermittlung

• Pflegeheime müssen im Halbjahreszyklus die Qualitätsindikatoren ermitteln und an die Datenauswertungsstelle (DAS) weiterleiten. Der Katalog umfasst rund 100 Fragen, die für jeden Bewohner zu beantworten sind. Pflegeteams mit einer leistungsfähigen Dokumentationssoftware und einer lückenlosen Aktenführung muss das nicht schrecken. Hier beschränkt sich die Mehrarbeit im Wesentlichen darauf, einmal auf den “Senden-Knopf” zu drücken. Die Software zieht sich dann alle Informationen aus der Datenbank und schickt diese verschlüsselt an die Datenauswertungsstelle. Soweit die Theorie.
• In der Praxis sieht die Lage mitunter weniger rosig aus. Bei gefühlt jedem zweiten Bewohner fehlen irgendwelche Informationen, weil die Pflegedokumentation lückenhaft ist. Also muss die Pflegedienstleitung den Daten hinterherlaufen. Die Bezugspflegekraft aber ist aktuell dauerkrank. Und deren Stellvertreter ist nicht wirklich im Bild. Zu guter Letzt hat der Hersteller der Dokumentationssoftware den Umstieg verschlafen. Das Plug-in für die Datenübertragung läuft nicht. Daher muss die PDL die Daten manuell über das Web-Interface per Hand einpflegen. Dann stürzt mittendrin das Internet ab. Oder der Computer. Kurz gesagt: Die Datenübertragung kann sich schnell zur halbjährlichen Horrorveranstaltung entwickeln.
• Hinzu kommen hohe Ansprüche an die Korrektheit der Daten. Der MDK gleicht im Rahmen der Plausibilitätsprüfung die übermittelten Daten zum Zustand des Bewohners mit dem tatsächlichen Befund vor Ort ab. Wenn eine PDL also in der Hektik die Mobilität falsch einschätzt, einen Dekubitus nicht einträgt oder die Erwähnung eines Sturzes verschwitzt, gerät sie schnell in den Verdacht der bewussten Datenmanipulation.
• Die Übermittlung folgt einem festen Schema. Wenn der Stichtag auf dem 1. März terminiert wurde, so muss die Ergebniserfassung in der ersten Märzhälfte erfolgen. Genau sechs Monate später wird sie wiederholt, also in der ersten Septemberhälfte. Der Zyklus ist fix. Die Änderung eines einmal festgelegten Stichtags ist nicht vorgesehen.
• Die Lage des Stichtags ist entscheidend für den zu erwartenden Stresslevel. Wer die Daten im Juli oder im August erfassen muss, wird durch die Ferienzeit massiv gestört. Viele Kollegen sind im Urlaub und für Rückfragen nicht erreichbar. Die verbliebenen Kollegen sind durch die knappe Schichtbesetzung ständig unter Druck und für permanente Anfragen auch nicht empfänglich. Und wenn die PDL gar selbst in der Pflege einspringen muss, bleibt für die Datenerfassung noch weniger Zeit. Dass die Sommerhitze die Konzentration nicht wirklich fördert, sei nur am Rande erwähnt.
• Ein halbes Jahr später ist es zwar kälter, aber auch nicht wirklich entspannt. In den ersten beiden Januarwochen sind häufig noch Ferien. Januar und Februar liegen mitten in der Grippe- und Noro-Saison. Der Krankenstand der Pflegekräfte ist erhöht. Und auch fiebernde Bewohner mit Brechdurchfall brauchen mehr Aufmerksamkeit.
• Da ist die Kombination aus März und September schon wesentlich angenehmer. Mai und November sind auch nicht schlecht. Je nach Bundesland sind diese Monate weitgehend ferienfrei. Das Pflegeteam ist daher gut besetzt, zumeist gesund und hilfsbereit.
• Wie kommt man also zu seinem Traumtermin? Ganz einfach! Ab Juli 2019 schreibt die Datenauswertungsstelle per Briefpost alle Pflegeeinrichtungen an. Das Schreiben dient primär dazu, die Pflegeheime über die anstehende Abschaffung der Pflegenoten und den Umstieg auf das System der Qualitätsindikatoren und Qualitätsaspekte zu informieren. Gleichzeitig werden die Einrichtungen aufgefordert, sich zu registrieren und in diesem Zug den individuellen Stichtag festzulegen. Die Registrierung sollte bundesweit bis zum September abgeschlossen werden. Beeilen Sie sich. Das Timing ist wichtig.
• Die Pflegeheime bieten der Datenauswertungsstelle maximal drei mögliche Stichtage in einem vorgegebenen Zeitfenster an. Die Monate Juni und Dezember sind zwar zulässig, aber ungeeignet. Keine Pflegedienstleitung würde auf die Idee kommen, die Datenauswertung ausgerechnet in der Weihnachtszeit durchführen zu wollen. Wählen Sie drei Tage aus, die möglichst gut zu Ihrer Jahresplanung passen.
• Die Datenauswertungsstelle wird diese Termine nun prüfen. Im Idealfall akzeptiert sie einen der drei Vorschläge. Das ist dann Ihr neuer Stichtag. Allerdings könnte es sein, dass vor Ihnen schon zu viele andere Einrichtungen auf die gleiche Idee gekommen sind. Die Datenauswertungsstelle ist bestrebt, eine gleichmäßige Verteilung der Stichtage zu erreichen. Schließlich arbeiten dort auch Menschen, die eine möglichst kontinuierliche Arbeitsbelastung im Jahresverlauf zu schätzen wissen. Die Datenauswertungsstelle wird daher dem Pflegeheim nun drei Alternativtermine vorschlagen, von denen Sie einen wählen müssen. Auch ohne hellseherische Fähigkeiten lässt sich voraussagen: Diese Termine sind die zweite oder dritte Wahl. Oder noch schlimmer.
• Sobald der Tag feststeht, muss sich die PDL daran machen, die internen Abläufe an diesen Termin anzupassen. Das beginnt mit der eigenen Urlaubsplanung. Ferien im Zeitraum einer Indikatorenermittlung sind problematisch. Auch die Planung etwaiger Pflegevisiten sowie die zyklische Überprüfung der richtigen Einstufung in die Pflegegrade sollte zum Stichtag passen.