• Die Vorgaben dieses Standards gelten ebenso für die Kommunikation mit anderen externen Partnern, auch wenn dabei keine gesundheitsrelevanten Daten von Klienten übermittelt werden. Auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse müssen geschützt werden.
• Die Nutzung von Faxgeräten muss nicht notwendigerweise mittels eines Standards geregelt werden. Sie können die Inhalte dieses Textmusters auch als Dienstanweisung oder für eine Betriebsvereinbarung verwenden.

Grundsätze:

• Selbst wenn alle Sicherheitsvorgaben konsequent umgesetzt werden, kann es dazu kommen, dass Faxe fehlgeleitet und von Dritten eingesehen werden. Daher wird dieser Kommunikationsweg nur dann genutzt, wenn es dazu keine praktikable Alternative gibt.

Ziele:

• Wichtige Informationen werden sicher zwischen dem Pflegestützpunkt und der Arztpraxis ausgetauscht, ohne dass unberechtigte Dritte Zugriff auf die Daten erhalten.

Vorbereitung:

• Wir prüfen, welche Arztpraxen digitale verschlüsselte Kommunikationswege anbieten. Dazu zählen verschlüsselte Faxe, verschlüsselte eMails oder die Nutzung von verschlüsselten Messengern mit hohem Datenschutzniveau. Derartige Optionen zum Informationsaustausch haben stets Vorrang vor der Nutzung von unverschlüsselten Faxen.
• Faxgeräte werden in unserer Pflegestation so aufgestellt, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf erhalten. Räume, in denen Faxgeräte stehen, werden bei Abwesenheit abgeschlossen.
• Neuen Mitarbeitern wird im Rahmen der Einarbeitung die PIN-Nummer des Faxgeräts mitgeteilt. Diese Geheimnummer dient als Zugangssperre gegen nicht autorisierten Zugriff.
• Besonders häufig angewählte Rufnummern sind auf unserem Faxgerät per Schnellwahltaste abrufbar. Die Pflegedienstleitung stellt durch regelmäßige Kontrollen sicher, dass die im Gerät gespeicherten Rufnummern aktuell sind.

Durchführung:

• Wenn besonders sensible Informationen übermittelt werden sollen, nimmt die Pflegekraft vorab Kontakt zur Arztpraxis auf. Sie stellt sicher, dass das eingehende Fax sofort aus dem Faxgerät entnommen wird.
• Vor dem Senden eines Faxes stellt die Pflegekraft sicher, dass die Faxnummer des Empfängers noch aktuell ist. Sie kann die Faxnummer ggf. mit den Angaben auf der Homepage des Arztes abgleichen oder in der Praxis anrufen.
• Die Pflegekraft stellt sicher, dass auf dem Deckblatt des Faxes alle relevanten Informationen vermerkt sind. Dazu zählen der Absender (also unsere Pflegestation) die genaue Anschrift des Empfängers sowie die Anzahl der zu übertragenden Seiten.
• Die Pflegekraft prüft während des Sendevorgangs, ob die im Display angezeigte Empfängernummer mit der Rufnummer übereinstimmt, die sie zuvor eingetippt hat. Bei Abweichungen bricht die Pflegekraft die Übermittlung sofort ab und zieht falls notwendig den Netzstecker.
• Nach dem Senden überprüft die Pflegekraft anhand des Journals, ob die Übermittlung fehlerfrei erfolgte. Sofern erforderlich wird das Fax erneut gesendet.
• Die Pflegekraft entnimmt nach erfolgreicher Übermittlung die Telefaxvorlage wieder aus dem Faxgerät. Ggf. wird das Sendejournal an das Originaldokument mittels Heftklammer angeheftet.
• Das übermittelte Originaldokument wird wieder archiviert, also etwa in der Pflegedokumentation abgelegt.
• Nach dem Versand eines wichtigen Faxes stellt die Pflegekraft sicher, dass die Praxis das Fax erhalten hat. Dieses kann zum Beispiel durch eine Rückfrage per Telefon erfolgen.
• Bei besonders sensiblen Daten wird zuletzt der Faxspeicher gelöscht, um ein späteres Auslesen der übermittelten Daten zu verhindern.

Nachbereitung:

• Wenn es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen dazu kommt, dass ein Fax an einen falschen Empfänger übermittelt wurde, versucht die Pflegekraft, mit diesem Kontakt aufzunehmen. Sie bittet darum, das missgeleitete Fax unverzüglich zu vernichten.
• Einmal im Monat wird das komplette Sendejournal für diesen Zeitraum ausgedruckt und für zwei Jahre archiviert.
• Vor der Rückgabe geleaster, ausgemusterter oder defekter Geräte kontrolliert die Pflegedienstleitung, ob der Speicher des Faxgeräts korrekt gelöscht wurde.

Dokumente:

• Betriesanleitung des Faxgeräts

Verantwortlichkeit / Qualifikation:

• alle Mitarbeiter