• Dieser Pflegestandard muss an das vom Pflegedienst verwendete Pflegedokumentationssystem angepasst werden. Jedes Programm hat eine eigene Funktionsweise und Sicherheitsarchitektur.
• Weitere Anpassungen können sich ergeben, wenn ausschließlich Geräte eines bestimmten Herstellers genutzt werden, etwa Apple iPhone.
• Die Nutzung von mobilen Datenerfassungssystemen muss nicht notwendigerweise mittels eines Standards geregelt werden. Sie können die Inhalte dieses Textmusters auch als Dienstanweisung oder für eine Betriebsvereinbarung verwenden.

Grundsätze:

• Auf den mobilen Erfassungsgeräten sind zahlreiche höchst vertrauliche Daten aller unserer Klienten gespeichert. Jeder Mitarbeiter muss sich stets über das Missbrauchspotenzial dieser Informationen bewusst sein und den Zugriff Unbefugter unterbinden.

Ziele:

• Alle pflege- und abrechnungsrelevanten Daten werden sicher erfasst.
• Unbefugte erhalten keinen Zugriff auf Informationen aus unserer Pflegedokumentation.
• Die Geräte zur mobilen Datenerfassung werden vor Diebstahl, vor Beschädigungen und vor Verschmutzungen geschützt.

Vorbereitung:

• Im Rahmen der Einarbeitung erhält jede Pflegekraft das dienstlich zu nutzende Smartphone und wird in die richtige Handhabung der Dokumentationssoftware eingeführt.
• Dem Mitarbeiter werden die vierstellige PIN-Nummer für das Smartphone sowie der Benutzername und das Kennwort für die Dokumentationssoftware mitgeteilt. Die Pflegekraft muss diese Zugangsdaten auswendig lernen. Sie darf die Zugangsdaten nicht schriftlich bei sich tragen; insbesondere nicht auf dem Gerät oder auf der Schutzhülle. Die PIN-Nummer darf nicht geändert werden.
• Die Nutzung alternativer Methoden zur Authentifizierung wie etwa der Fingerabdrucksensor, Gesichtserkennung und andere biometrische Sicherheitsfunktionen müssen deaktiviert bleiben. Dieses gilt auch für “Wisch-Gesten”.

Durchführung:

Nutzung im Rahmen der Dokumentationsarbeit

• Die Pflegekräfte sind dazu verpflichtet, das Gerät immer bei sich zu führen. Bevor sie die Häuslichkeit des Klienten verlassen, müssen sie prüfen, ob sie das Gerät eingepackt haben.
• Wenn die Pflegekraft das Smartphone aktuell nicht für die Dokumentation benötigt, schließt sie die Software per “Log-out”.
• Die Wundfotografie darf ausschließlich über die Fotofunktion der Pflegedokumentationssoftware erfolgen. Wir nutzen nicht die im Gerät eingebaute Foto-App. In keinem Fall werden Fotografien als eMail übertragen, mittels eines Messengers verschickt oder in einem privaten Cloud-Speicher hinterlegt.

weitere Sicherheitsmaßnahmen

• Falls eine Pflegekraft das Smartphone bei einem Klienten vergessen hat, ist sie dazu verpflichtet, unverzüglich umzukehren und das Gerät wieder an sich zu nehmen. Sofern es Indizien dafür gibt, dass das Gerät in ihrer Abwesenheit verwendet wurde, so wird die Pflegedienstleitung darüber informiert.
• Auf dem dienstlich verwendeten Smartphone dürfen eigenmächtig keine weiteren Programme installiert werden, also etwa Spiele oder Apps von sozialen Netzwerken.
• Für die teaminterne Kommunikation ist auf unseren Geräten der Instant-Messaging-Dienst “Threema” installiert. Die Installation alternativer Messenger (vor allem “Whatsapp”) ist nicht erlaubt.
• Für die Kommunikation mit Klienten, Angehörigen oder mit Kooperationspartnern wird nur die Telefonfunktion genutzt.
• Das dienstlich genutzte Smartphone darf nicht an andere Personen verliehen werden. Private Telefonate oder die Nutzung der Internetfunktion für private Zwecke sind nur im Notfall erlaubt.
• Die SIM-Karte des dienstlichen Smartphones darf nicht entnommen und in andere Geräte eingesetzt werden.
• Die Kontoverknüpfung zum Samsung-Dienst “Find My Mobile” darf nicht verändert, deaktiviert oder gelöscht werden. Damit kann das Smartphone bei einem Verlust aus der Ferne geortet oder gelöscht werden.

• Die Vollverschlüsselung des Geräts darf nicht deaktiviert werden. Dieses betrifft sowohl den internen Speicher als auch die eingesteckte dienstliche microSD-Karte.
• Es dürfen keine privaten microSD-Karten in das Gerät eingeführt werden.
• Wenn es zu einem Diebstahl des Smartphones gekommen ist, wird unverzüglich die Pflegedienstleitung informiert.
• Das Smartphone muss konsequent vor Verschmutzungen und insbesondere vor Verkeimungen geschützt werden. Zusätzlich ist nach jeder Benutzung und vor Pflegemaßnahmen eine Händedesinfektion notwendig.
• Das Smartphone ist stets in der Schutzhülle (sog. “Bumper”) zu belassen.
• Um eine Gefährdung im Straßenverkehr zu vermeiden, wird das Smartphone während einer Autofahrt in der Freisprechanlage betrieben.

Nachbereitung:

• Nach Beendigung der Tour wird das Smartphone im Pflegestützpunkt über Nacht aufgeladen.
• Falls die Pflegekraft eine Fehlfunktion bei der Nutzung des Smartphones bemerkt, wird die Pflegedienstleitung informiert.

Dokumente:

• Handbuch des Anbieters der Pflegedokumentation
• Betriebsanleitung des Smartphones

Verantwortlichkeit / Qualifikation:

• alle Mitarbeiter