Stellenbeschreibung für einen Datenschutzbeauftragten (ambulant)

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Stellenbeschreibung für einen Datenschutzbeauftragten (ambulant)

In der ambulanten Versorgung erfolgt die Pflegedokumentation größtenteils direkt beim Klienten vor Ort. Diese dezentrale Informationsverarbeitung ist für Datenschutzbeauftragte eine besondere Herausforderung. Schon ein verlorenes Smartphone kann einen erheblichen Datenverlust auslösen.

Stellenbeschreibung für einen Datenschutzbeauftragten in ambulanten Pflegediensten Bezeichnung der Einrichtung:

Pflegedienst XYZ

Blumengasse 1

12345 Neustadt

Stellenbezeichnung / Stelleninhaberin:

Stelleninhaberin: Gerda Mustermann
Bezeichnung der Stelle: Datenschutzbeauftragte(r)
Arbeitsbereich: Verwaltung und Organisation
Arbeitszeit: 10 Stunden pro Woche

Zuordnung der Stelle:

Der Datenschutzbeauftragte ist unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt. In Ausübung seiner Tätigkeit ist er aber nicht weisungsgebunden, sondern agiert unabhängig.
Der Datenschutzbeauftragte ist gegenüber anderen Mitarbeitern nicht weisungsbefugt. Alle Funktionsbereiche des Pflegediensts sind allerdings verpflichtet, den Datenschutzbeauftragten frühzeitig über Veränderungen und über neue Arbeitsabläufe zu informieren, damit dieser die Planungen unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten analysieren und bewerten kann.

fachliche Voraussetzungen:

absolvierte Berufsausbildung, etwa als exam. Pflegefachkraft oder als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement
kein Interessenkonflikt mit anderen dienstlichen Aufgaben; daher keine Tätigkeit in der Geschäftsführung, Leitung der EDV-Abteilung, Personalleitung, Leitung des Rechnungswesens, Pflegedienstleitung oder vergleichbare Positionen
Betriebszugehörigkeit von mindestens sechs Monaten
Kenntnisse der Informations- und Telekommunikationstechnologien, also insbesondere grundlegende Beherrschung der Pflegedokumentationssoftware
umfassende Kenntnisse der für den Pflegedienst datenschutzrelevanten Vorschriften, ggf. Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten
betriebswirtschaftliche Grundkompetenzen

persönliche Qualifikation:

Organisationstalent
Entscheidungsfreudigkeit
Verantwortungsbereitschaft
Handlungsfähigkeit
Einsatzbereitschaft
Umsetzungsfähigkeit
sicheres Auftreten
sprachliche Gewandtheit
Durchsetzungsvermögen und Konfliktfähigkeit
Kompromissfähigkeit
tadelloses Führungszeugnis, keine zurückliegenden Eigentums- oder Vermögensdelikte sowie keine Verstöße gegen Datenschutz- oder andere Geheimhaltungsvorschriften
eigene Kritikfähigkeit und Selbstreflexion
Fähigkeit zum wissenschaftlichen Arbeiten
Ausgeglichenheit und innere Stabilität
Ausdauer
Einfühlungsvermögen
pädagogisches Geschick und Fähigkeit, ein Team zu motivieren
Urteilsvermögen
Bereitschaft zur ständigen und umfassenden eigenen Fortbildung

Ziele der Stelle:

Der Datenschutzbeauftragte soll maßgeblich daran mitwirken, ein funktionierendes Datenschutzsystem zu installieren und weiter zu entwickeln. Dieses soll alle Funktionsbereiche des Pflegedienstes erfassen, also die Pflege, die Hauswirtschaft sowie die Verwaltung.
Die Maßnahmen zum Datenschutz sollen koordiniert und gesteuert werden.
Durch präventive Maßnahmen werden Datenschutzprobleme vermieden.
Der Datenschutzbeauftragte hat die Aufgabe, die Geschäftsleitung über den aktuellen Stand des Datenschutzes zu informieren und auf potenzielle Schwachstellen aufmerksam zu machen. Er soll die Geschäftsleitung beraten und auf die langfristige Datenschutzpolitik Einfluss nehmen.
Der Datenschutzbeauftragte erarbeitet Verfahren und Standards, die den gesetzlichen Anforderungen gleichermaßen entsprechen wie der Unternehmensphilosophie.
Der Datenschutzbeauftragte vermittelt bei Schnittstellenproblemen, die im Zusammenhang mit dem Datenschutz stehen; etwa zu Krankenkassen, zu Ärzten und zu Apothekern.
Der Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben konsequent erfüllt werden.
Der Datenschutzbeauftragte begleitet und koordiniert berufsübergreifende Projekte, Qualitätszirkel und Infoveranstaltungen.
Der Datenschutzbeauftragte steht Klienten, Angehörigen, Mitarbeitern und externen Partnern beratend zur Seite.

Aufgaben: Einsatz von Computern, Software und Cloud-Speichersystemen

Beratung der Geschäftsführung bei der Beschaffung von Software, etwa eines Pflegedokumentationssystems
Prüfung der im Pflegedienst eingesetzten Software auf Datenschutzprobleme; dieses insbesondere nach Updates, die die Funktion erheblich ändern (Beispiel: Speicherung von Klientendaten in der Cloud statt lokal auf der Festplatte)
Zusammenarbeit mit der EDV-Abteilung in allen Fragen mit Datenschutzbezug; etwa Verschlüsselung von Daten, Schutz vor Datenausspähung durch Viren, Diebstahl von Daten durch Mitarbeiter usw.
Sicherstellung, dass verlorene mobile Dokumentationssysteme (Smartphones, Tabletts) aus der Ferne gelöscht und funktionsunfähig gemacht werden können
Sensibilisierung der EDV-Abteilung für eine umfassende Datenlöschung vor dem Verkauf oder vor der Entsorgung von gebrauchten Speichermedien

Gestaltung der Homepage des Pflegedienstes

Sicherstellung, dass die Datenschutzerklärung auf der Homepage aktuell ist
Sichtung der Inhalte der Homepage auf Inhalte, die den Datenschutz oder das Persönlichkeitsrecht der Bewohner tangieren könnten; etwa Fotos von Klienten (insbesondere mit Namensnennung)
Sicherstellung, dass alle Empfänger des Firmennewsletters dem Versand zugestimmt haben

Beratung der Geschäftsführung

Abschätzung von Risiken bei allen Änderungen von organisatorischen Abläufen
Jährliche Berichte an die Geschäftsführung zum aktuellen Stand des Datenschutzes in der Einrichtung
Beratung der Geschäftsführung bei der Vertragsgestaltung mit externen Dienstleistern

Beratung der Mitarbeiter

Regelmäßige Schulungen und Beratung der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz
Beratung der Mitarbeiter zum richtigen Umgang mit Klientenschlüsseln und den dazugehörenden Adressdaten
Sensibilisierung aller Mitarbeiter zur konsequenten Schweigepflicht
Sprechstunden vor Ort (bei mehreren Unternehmensstandorten)

Beratung der Klienten

Beratung und Aufklärung der Klienten und deren Angehörigen zum Datenschutz
Gewährleistung der Auskunfts- und Einsichtsrechte insbesondere der Klienten
Durchführung von berechtigten Anforderungen von Berichtigungen von Daten, Löschungen und Sperrungen von Daten auf Wunsch des Klienten

Kontrollen

Jährliche Durchführung eines umfassenden Datenschutzaudits
Stichprobenartige Kontrollen, ob die Sicherheitsvorschriften umgesetzt werden (unabgeschlossene Aktenschränke, Nutzung von privaten Smartphones im Rahmen der Wundfotografie usw.)

Organisation

Aufnahme von Hinweisen der Mitarbeiter zu Problemen beim Datenschutz
Bearbeitung von Beschwerden von Klienten und Angehörigen hinsichtlich des Datenschutzes
Teilnahme am Qualitätszirkel, wenn datenschutzrelevante Themen diskutiert werden
Erstellung und Aktualisierung eines Datenschutzkonzepts von Klienten- und Mitarbeiterdaten
Verantwortung für die Datenschutzdokumentation, insbesondere das interne und externe Verfahrensverzeichnis
Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden; Mitwirkung bei Kontrollen
Beteiligung bei der Erstellung von Pflegestandards, wenn diese für den Datenschutz relevant sind
Sicherstellung einer konsequenten Anonymisierung von persönlichen Daten bei Statistiken; gleichzeitig Sicherstellung, dass Informationspflichten gegenüber dem MDK und den Krankenkassen erfüllt werden
Sicherstellung, dass nicht mehr benötigte Daten konsequent gelöscht werden
Sicherstellung, dass persönliche Daten bei der Aktenentsorgung vollständig vernichtet werden
Prüfung der Regelungen zur Mitarbeiterkontrolle
Prüfung der Videoüberwachung in öffentlich zugänglichen Bereichen des Pflegestützpunkts

Reaktion nach Datenpannen

bereits im Vorfeld Erstellung eines Notfallplans für mögliche Datenpannen
Erstabschätzung des Umfangs der Datenpanne, also Art der verlorenen Daten, ungefähre Zahl der betroffenen Personen usw.
Meldung der Datenpanne an die Geschäftsführung; Beratung der Geschäftsführung beim Verfassen einer Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde
Erstellung eines Sofortmaßnahmenplans zur Begrenzung des Schadens
Beratung der Geschäftsführung hinsichtlich der Öffentlichkeitsarbeit nach Datenpannen und einer entsprechenden Berichterstattung etwa in lokalen Medien
Information an die von der Datenpanne betroffenen Klienten
Zusammenarbeit mit dem Qualitätszirkel zur langfristigen Beseitigung von Schwachstellen und Risiken

Kommunikations- und Kooperationsbeziehungen Der Datenschutzbeauftragte soll zu folgenden Personen und Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung aufrechterhalten:

zu der Geschäftsführung
zu der Pflegedienstleitung
zu den Klienten
zu den Angehörigen und sonstigen den Klienten nahestehenden Personen
zu den Pflegefachkräften
zu den Pflegehilfskräften
zu der Verwaltung
zu dem Servicepersonal
zu den Praktikanten
zu Fachverbänden
zu der Hauswirtschaftsleitung
zu den Aufsichtsbehörden für Datenschutz
zu den behandelnden Ärzten und Ärztinnen
zu den Seelsorgern
zu den ehrenamtlichen Helfern
zum haustechnischen Dienst
zu den externen Stellen (z. B. Pflegekassen, Krankenhäuser, Sozialamt, Krankenkasse)
zu den Fremdfirmen (Essen auf Rädern)
zu den Apotheken
zu den Stellen der Weiterbildung für das Pflegepersonal
zu den Interessenvertretungen

Hinweis: Bitte beachten Sie den Sonderkündigungsschutz für Datenschutzbeauftragte.

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