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Anmerkung: Das Berufsbild einer Fachkraft in der
Verwaltung variiert deutlich von Einrichtung zu Einrichtung. Während in
kleinen Einrichtungen eher Allround-Kräfte arbeiten, findet sich in größeren
Firmen ein höheres Maß an Spezialisierung. Ggf. muss dieser Textvorschlag
also inhaltlich angepasst werden.
Stellenbeschreibung
für eine Fachkraft in der Verwaltung (stationär)
Bezeichnung der Einrichtung
Seniorenheim XYZ
Blumengasse 1
12345 Neustadt
Stellenbezeichnung / Stelleninhaberin
Stelleninhaberin: Gerda Musterfrau
Bezeichnung der Stelle: Fachkraft in der Verwaltung
Arbeitsbereich: Verwaltung
Arbeitszeit: 38,5 Stunden pro Woche
Vergütung / Eingruppierung: xxxx € pro Monat
Ziele:
- Sicherstellung eines modernen
Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und
Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen
Verwaltungsaufgaben
- Erledigung von Steuer- und
Versicherungsfragen
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Unterstützung der Heimleitung
- Beachtung der Qualitätspolitik und
des Leitbildes der Pflegeeinrichtung. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und
Umsetzung der Unternehmensphilosophie
fachliche Qualifikation:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/ Bank- oder
Verwaltungslehre
- mindestens zweijährige Berufserfahrung in der
Verwaltung einer stationären oder ambulanten Pflegeeinrichtung
persönliche Grundfähigkeiten:
- körperliche und seelische Stabilität
- Ausgeglichenheit und Geduld
- positive Einstellung zur Arbeit mit
pflegebedürftigen alten Menschen und Interesse an ihrer Biografie
- flexible, eigenständige und kreative Arbeit
- Kommunikationsfreude und empathische Fähigkeiten
- Fähigkeit Verantwortung wahrzunehmen
- Initiative und Einsatzbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Konfliktfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Fähigkeit zur ständigen und umfassenden eigenen
Fortbildung
- sicheres Auftreten und sprachliche Gewandtheit
direkte weisungsbefugte
Vorgesetzte:
- Geschäftsleitung
- Heimleitung
gleichgestellt:
- anderen Fachkräften in der Verwaltung
weisungsbefugt:
- Praktikanten
- Zivildienstleistende
wird vertreten von:
- anderen Fachkräften in der Verwaltung
Aufgaben und
Kompetenzen:
Verwaltungs- und Organisationsaufgaben:
- Telefondienst
- Akten anlegen und führen
- Erledigung des Schriftverkehrs
- Vorbereitung von Sitzungen
- Anfertigung von Protokollen,
Berichten und Aufstellungen
- Bearbeitung von Posteingang und
Postausgang
- Sichtung und Auswertung von
Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf.
kleinere Recherchen durchführen
Haushalts- und
Rechnungswesen
- Erstellung der Gewinn- und
Verlustrechnung
- Erstellung der Bilanz
- Führung der Bestandskonten
- Erstellung des Jahresabschlusses
- Erstellung der Investitions- und
Instandhaltungsplanung
- Mitwirkung bei der Erstellung und
Ausführung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen
- Führung von
Haushaltsüberwachungslisten
- Erstellung von Statistiken (Belegung,
Pflegestufenverteilung, Personalausfall usw.)
- Pflege der Stammdaten
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs (bar
und bargeldlos)
- Vorbereitung aller Dokumente für die
abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt
- Abrechnung der Leistungen mit
Kostenträgern und Patienten / Bewohnern
- Bearbeitung von Mahnungen sowie
Stundungs-, Niederschlagungs- und Erlassanträgen
- Buchung der eingehenden Spenden
- Erstellung der Spendenbescheinigungen
- Erstellung der Dankesbriefe an
Spender
- Lager und Bestandsverwaltung
Personalverwaltung
- Führung der Personalakten
- Bearbeitung von Arbeits- und
Fehlzeiten
- Berechnung der Dienst-,
Versorgungsbezüge, Vergütungen und Löhne unter Beachtung
geltender Gesetze und Vorschriften
- Abrechnung von Dienstreisen und
Außendiensttätigkeiten
- Mithilfe bei der Personalverwaltung
(z.B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder
Urlaubsplanung)
- Mithilfe bei der Koordination und
Organisation von Aus- und Weiterbildung
- Bearbeitung von Bewerbungen,
Einstellungen und Kündigungen
Kommunikations- und
Kooperationsbeziehungen:
Die Fachkraft in der Verwaltung soll zu folgenden Personen und
Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung
aufrechterhalten:
- zu der Heimleitung
- zu der Pflegedienstleitung
- zu der Wohnbereichsleitung
- zu der Qualitätsbeauftragten
- zu den Pflegekräften
- zu den Pflegehilfskräften
- zu den Stationshilfen
- zu dem Servicepersonal
- zu den Praktikanten
- zu den Bewohnern
- zu den Apotheken
- zu den Angehörigen und sonstigen den Bewohnern nahe
stehenden Personen
- zu den Hausärzten
- zu den Seelsorgern
- zu den ehrenamtlichen Helfern
- zum haustechnischen Dienst
- zu den Ergotherapeuten und Krankengymnasten
Klausel:
Im Bedarfsfall sind nach Anordnung von vorgesetzter
Stelle zusätzliche Aufgaben und Einzelaufträge zu übernehmen. Die in der
Anlage zur Stellenbeschreibungen aufgeführten Aufgabenbereiche, die sich im
Qualitätsmanagementhandbuch z.B. aus dem Leitbild und Konzept ableiten, können durch den
Arbeitgeber ergänzt, verändert und präzisiert werden, soweit dies zur
Zielerfüllung der Tätigkeit wesentlich beitragen kann. Dies betrifft auch
die laufenden Aktualisierungen und Veränderungen des Qualitätsmanagementbuches.
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