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Prozessmatrix: Praktisches Werkzeug der internen Qualitätssicherung
 
Qualitätsbeauftragte stehen zu Beginn ihrer Arbeit häufig vor einem schier unübersehbaren Aufgabenberg. Mit Hilfe einer Prozessmatrix jedoch lässt sich in das Durcheinander aus verschiedenen Abteilungen mit individuellen Qualitätszielen recht schnell eine grundlegende Struktur bringen. Am Ende steht eine komplette Liste aller zu erledigenden Tätigkeiten. Meistens zumindest.
 

Das System ist vergleichsweise simpel. Mit Hilfe einer Tabelle wird jeder Bereich der Pflegeeinrichtung mit bestimmten Aufgaben konfrontiert. Mit ein wenig Nachdenken entsteht eine umfassende Liste aller notwendigen Veränderungen.

Das Praktische an einer Qualitätsmatrix ist, dass keine Aufgabe "hinten runter" fällt. Jeder vergessene Punkt könnte am Ende gar als nicht abgestellter Mangel im MDK-Bericht auftauchen.

Vorbereitung:

  • Erstellen Sie eine Liste aller beteiligten Bereiche der Einrichtung (Pflegebereich, Hauswirtschaft, Geschäftsführung usw.)
  • Definieren Sie eine Liste aller gewünschten Ziele (höhere Kundenzufriedenheit, mehr Arbeitssicherheit usw.)
  • Bauen Sie eine Tabelle, in der die Unternehmensbereiche die waagerechte Achse und die Ziele die vertikale Achse bilden.
  • Finden Sie (oder ein Qualitätszirkel) für jede Kombination aus Unternehmensbereich und Ziel die passenden Maßnahmen.

Das Ergebnis ist von Haus zu Haus unterschiedlich, sollte aber ungefähr so aussehen:
 
Bereich / Ziel Pflegebereich soziale Betreuung Hauswirtschaft Verwaltung Haustechnik
Kundenzufriedenheit fördern Berücksichtigung individueller Wünsche (etwa: Zeitpunkt des Weckens)

Pflege durch vertrautes Personal

 Durchführung einer Kundenbefragung zu gewünschten Freizeitaktivitäten

Bestellung der CD-Sammlung "Lieder aus der Jugend"

 Auf Wunsch der Bewohner soll es häufiger Fisch geben.

Ansprechende Dekoration des Speisesaals

Kostenabrechnung wird den Bewohnern auf Wunsch genau erklärt Bewohner können Wünsche äußern oder Schäden melden. Diese werden bevorzugt bearbeitet.
Mitarbeiterzufriedenheit fördern Anschaffung von neuen Pflegewagen

Beschaffung von neuen Dokumentationsmappen

 usw. usw. usw. usw.
Arbeitssicherheit steigern / Gesundheitsvorsorge Verwendung von hautfreundlichen Waschlotionen

Verfügbarkeit von latexfreien Einweghandschuhen

 usw. usw. usw. usw.
kostenbewusstes Arbeiten usw. usw. usw. usw. usw.
Qualitätsmängel finden und beseitigen usw. usw. usw. usw. usw.
Mitarbeiterqualifikation sichern und steigern usw. usw. usw. usw. usw.
usw. usw. usw. usw. usw. usw.
 
 

Da es nach Möglichkeit keine freien Felder geben sollte, wird das Team mit Fragen konfrontiert, die sonst schnell vernachlässigt werden könnten. Etwa: Was kann die Haustechnik für ein besseres Image der Einrichtung tun? Antwort: Endlich die schmutzigen Gartenbänke auf dem Vorplatz streichen.

Aus den festgesetzten Maßnahmen lassen sich nun recht einfach Checklisten für die Umsetzung herausarbeiten bzw. Maßstäbe für interne Audits erstellen.

 
 
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Genereller Hinweis zur Nutzung des Magazins: Zweck unserer Muster und Textvorlagen ist es nicht, unverändert in das QM-Handbuch kopiert zu werden. Alle Muster müssen in einem Qualitätszirkel diskutiert und an die Gegebenheiten vor Ort anpasst werden. Unverzichtbar ist häufig auch eine inhaltliche Beteiligung der jeweiligen Haus- und Fachärzte, da einzelne Maßnahmen vom Arzt angeordnet werden müssen. Außerdem sind etwa einige Maßnahmen bei bestimmten Krankheitsbildern kontraindiziert.