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Standard "Urlaubsplanung"

 
Pünktlich zum Beginn des letzten Quartals beginnt im Pflegeteam das Rennen um die besten Urlaubstermine im nächsten Jahr. Während die "Sieger" vergnügt in den Reiseprospekten blättern, geht bei den "Verlierern" die Arbeitsmoral in den nächsten Monaten oftmals gegen Null. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einem Standard faire und transparente Kriterien schaffen.
 

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Wichtige Hinweise:

  • Zweck unseres Musters ist es nicht, unverändert in das QM-Handbuch kopiert zu werden. Dieser Pflegestandard muss in einem Qualitätszirkel diskutiert und an die Gegebenheiten vor Ort anpasst werden.
  • Unverzichtbar ist immer auch eine inhaltliche Beteiligung der jeweiligen Haus- und Fachärzte, da einzelne Maßnahmen vom Arzt angeordnet werden müssen. Außerdem sind etwa einige Maßnahmen bei bestimmten Krankheitsbildern kontraindiziert.
  • Dieser Standard eignet sich für die ambulante und stationäre Pflege. Einzelne Begriffe müssen jedoch ggf. ausgewechselt werden, etwa "Bewohner" gegen "Patient".
 

Standard "Urlaubsplanung"

Definition:
  • Unser Pflegeheim stellt sicher, dass alle unsere Pflegekräfte ausreichend Zeit zur Regeneration haben. Dazu zählt insbesondere der Urlaub.
  • Die rechtzeitige Urlaubsplanung ist ein zentraler Bestandteil der Dienstplanung. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern für die Erbringung der vereinbarten Qualitätsmaßstäbe und zugesagten Leistungen über das ganze Jahr hinweg zur Verfügung steht.
Grundsätze:
  • Der Urlaub dient der Erholung der Pflegekräfte. Er ist also unverzichtbar, um die Leistungsfähigkeit und die Motivation unserer Mitarbeiter langfristig zu erhalten.
  • Das Verfahren zur Urlaubsplanung kann nur dann als gerecht empfunden werden, wenn die Kriterien transparent sind und von allen Mitarbeitern gemeinsam entwickelt wurden. Daher ist es unverzichtbar, auch den Betriebsrat einzubinden.
  • Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass diese Rücksicht auch auf die Interessen ihrer Kollegen nehmen und ggf. eigene Wünsche zurückstellen.
  • Wir schützen insbesondere auch die Interessen von "zurückhaltenden" Mitarbeitern sowie von Kollegen, die während der gemeinsamen Urlaubsplanung etwa wegen einer Erkrankung nicht anwesend sein können.
  • Die Kriterien für die Urlaubsgenehmigung gelten für alle Pflegekräfte in gleicher Weise, egal ob Pflegehilfskraft, Pflegefachkraft oder Führungskraft.
  • Ein einmal genehmigter Urlaubstermin ist für beide Seiten bindend und kann nicht einseitig widerrufen werden.
  • Eigenmächtige Verstöße gegen den Urlaubsplan ziehen arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich. Dies gilt insbesondere für einen eigenmächtigen Urlaubsantritt oder eine Verlängerung des Urlaubs.
Ziele: Es findet ein möglichst gerechter Ausgleich zwischen allen beteiligten Parteien statt:
  • Bewohner
    • Die Bewohner werden auch in den Sommermonaten angemessen versorgt. Dieses gilt für die Pflege ebenso wie für die soziale Betreuung.
    • Insbesondere ist sichergestellt, dass bei Abwesendheit der Bezugspflegekraft diese durch eine andere vertraute Pflegekraft ersetzt wird. Dieses ist insbesondere bei der Versorgung von dementiell erkrankten Senioren wichtig.
  • Mitarbeiter
    • Die Arbeitsbelastung darf für die während der Ferienzeit verbliebenen Mitarbeiter nicht unzumutbar steigen.
    • Nach Möglichkeit sollte jeder Mitarbeiter einmal im Jahr einen dreiwöchigen zusammenhängenden Urlaub haben.
    • Die Pflegekräfte haben frühzeitig Planungssicherheit für ihren Urlaub.
    • Bei der Terminwahl werden die Wünsche unserer Pflegekräfte weitestgehend erfüllt.
    • Die Arbeitszufriedenheit und die Leistungsfähigkeit unserer Mitarbeiter bleiben erhalten.
  • Die Einrichtung:
    • Der Urlaubsplan entspricht den gesetzlichen (und tariflichen) Grundlagen. Die rechtlich vereinbarten Urlaubsansprüche aller Pflegekräfte werden erfüllt.
    • Zum Jahresende sind weitgehend alle Urlaubsansprüche abgegolten.
    • Der Urlaubsplan ermöglicht einen verlässlichen Überblick über die zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen.
Vorbereitung:
  • Die Planung des Urlaubes ist Aufgabe der Wohnbereichsleitung.
  • In jedem Wohnbereich findet in den ersten Novembertagen eine Urlaubsbesprechung statt. Hier hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Urlaubswünsche vorzutragen. Mitarbeiter, die nicht anwesend sein können, reichen ihre Wünsche schriftlich ein. Nach Möglichkeit sollten Vorschläge für den gesamten Urlaubsanspruch abgegeben werden.
  • Wir suchen bereits in dieser Urlaubsbesprechung den Konsens aller Mitarbeiter, da sich hier gegensätzliche Terminwünsche mit geringem Aufwand im gegenseitigen Einvernehmen klären lassen.
  • Bis zum 15. November müssen die Urlaubswünsche für jeden Mitarbeiter vorliegen.
  • Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass sie uns über planbare gesundheitsbedingte Ausfälle im nächsten Jahr informieren; etwa langfristig terminierte Operationen.
Durchführung: Kriterien für die Terminplanung
  • Falls unter den Mitarbeitern keine Einigkeit erreicht werden kann, entscheidet die Wohnbereichsleitung, welche Wünsche vorrangig beachtet werden. Sie nutzt dabei feststehende Kriterien. Vorrang haben Pflegekräfte, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
    • alleinerziehende Pflegekräfte mit schulpflichtigem Kind oder einem Kind im Kindergarten oder Kinderhort.
    • verheiratete Pflegekräfte mit schulpflichtigem Kind oder einem Kind im Kindergarten oder Kinderhort.
    • Pflegekräfte, deren Ehepartner vom Betriebsurlaub abhängig ist (Beispiel: Ehemann arbeitet bei Volkswagen und ist auf die Werksferien festgelegt.)
    • Pflegekräfte, deren Lebenspartner vom Betriebsurlaub abhängig ist. (Voraussetzung ist eine gemeinsame Wohnung.)
    • Pflegekräfte, deren Wünsche im vergangenen Jahr nicht berücksichtigt werden konnten.
    • Pflegekräfte, die schon sehr lange im Haus tätig sind.
    • (Hinweis: Die wichtigeren Kriterien sind zuerst genannt. Sie können je nach tariflichen Vorgaben und eigenen Vorstellungen auch Kriterien wie Lebensalter, Behinderung, Gesundheitszustand usw. aufnehmen.)
  • Der Urlaub sollte auf zwei zusammenhängende Zeitabschnitte verteilt werden. Mindestens ein Urlaubsteil muss aus zwei aufeinander folgenden Wochen bestehen.
  • Pro Wohnbereich dürfen höchstens drei Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub gehen. Von diesen drei Mitarbeitern dürfen nur zwei Mitarbeiter eine examinierte Pflegekraft sein. (Hinweis: Diese Werte sind ggf. anzupassen.)
  • Es ist sicherzustellen, dass Pflegekräfte mit speziellen Qualifikationen angemessen vertreten werden. Dieses gilt vor allem für die Wundbeauftragte und die Hygienebeauftragte.
  • Es müssen stets Reserven im Fall von unvorhergesehenen Zwischenfällen bleiben, wie etwa dem krankheitsbedingten Ausfall von Pflegekräften. Der Einsatz von Zeitarbeitskräften sollte vermieden werden, da dieser mit hohen Kosten verbunden ist und insbesondere dementiell erkrankten Bewohnern nicht zugemutet werden kann.
  • Grundsätzlich sollten alle Monate des Jahres, bis auf den Dezember, für den Urlaub verwendet werden. Im Dezember wird Urlaub nur aus besonderem Anlass gewährt, da in diesem Monat viele Veranstaltungen stattfinden.
  • Unverzichtbar ist der Abgleich mit dem Fort- und Weiterbildungsplan. Die Teilnahme an wichtigen internen Schulungen und externen Seminaren sollte sichergestellt sein.
 Entscheidung
  • Der Urlaubsantrag der Pflegekraft kann abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Belange oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Pflegekräfte dieses erfordern.
  • Vor jeder Ablehnung halten die Wohnbereichsleitung und die Pflegedienstleitung miteinander Rücksprache.
  • Im Gespräch mit den Mitarbeitern suchen wir nach einer Ersatzlösung, die den individuellen Wünschen möglichst nahe kommt.
  • Im Streitfall wird der Betriebsrat beteiligt.
  • Bis zum 15. Dezember wird die Urlaubsplanung abgeschlossen und ggf. vorhandene Konflikte gelöst oder entschieden.
  • Der Urlaubsplan ist erst dann gültig, wenn die Pflegedienstleitung diesem zugestimmt hat.
Nachbereitung:
  • Je eine Kopie des fertigen und von der PDL genehmigten Urlaubsplanes geht an die Heimleitung, den Betriebsrat und die Personalabteilung.
  • Spätere Änderungen der Urlaubsplanung sind im gegenseitigen Einvernehmen zwischen Mitarbeiter und Einrichtung möglich. Soweit es sich dabei um wenige Tage handelt, kann die Wohnbereichsleitung solche Änderungen ohne Rücksprache mit der PDL vornehmen. Größere Verschiebungen sind erneut der Pflegedienstleitung zur Genehmigung vorzulegen.
  • Der Urlaub soll im Verlauf des Kalenderjahres gewährt und genommen werden. Am 31. Dezember verfallen die ungenutzten Urlaubstage. Wenn der Urlaub aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht genommen werden konnte, so muss er bis zum 31. März des Folgejahres gewährt werden.
  • Die Mitarbeiter müssen spätestens 14 Tage vor Urlaubsantritt einen Urlaubsantrag ausfüllen und ihn bei der Wohnbereichsleitung einreichen. Die Wohnbereichsleitung und die Pflegedienstleitung zeichnen den Antrag an und geben ihn an die Personalverwaltung weiter. Rechtzeitig vor Beginn des Urlaubes erhält der Mitarbeiter das Genehmigungsschreiben.
  • Erkrankt eine Pflegekraft während des Urlaubs, so werden die Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Allerdings muss die Pflegekraft ein ärztliches Attest vorlegen.
Dokumente:
  • Urlaubslisten (Wunschliste der Mitarbeiter)
  • Urlaubspläne (genehmigte, verbindliche Pläne)
  • Dienstpläne
  • Urlaubsantrag
Qualifikation / Verantwortlichkeit:
  • Wohnbereichsleitung
  • Pflegedienstleitung
 
   
 
 
Weitere Informationen zu diesem Thema
Schlüsselwörter für diese Seite Urlaub; Dienstplan; Urlaubsplanung; Ferien
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