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Stellenbeschreibung
für eine Verwaltungsfachkraft eines Pflegedienstes
Bezeichnung
des Pflegedienstes
Pflegedienst XYZ
Blumengasse 1
12345 Neustadt
Stellenbezeichnung / Stelleninhaberin
Stelleninhaberin: Gerda Musterfrau
Bezeichnung der Stelle: Fachkraft in der Verwaltung
Arbeitsbereich: Verwaltung
Arbeitszeit: 38,5 Stunden pro Woche
Vergütung / Eingruppierung: xxxx € pro Monat
Ziele:
- Sicherstellung eines modernen
Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und
Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen
Verwaltungsaufgaben
- Erledigung von Steuer- und
Versicherungsfragen
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Unterstützung der Geschäftsleitung
- Beachtung der Qualitätspolitik und
des Leitbildes des Pflegedienstes. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und
Umsetzung der Unternehmensphilosophie
fachliche Qualifikation:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/ Bank- oder
Verwaltungslehre
- mindestens zweijährige Berufserfahrung in der
Verwaltung einer stationären oder ambulanten Pflegeeinrichtung
persönliche Grundfähigkeiten:
- körperliche und seelische Stabilität
- Ausgeglichenheit und Geduld
- positive Einstellung zur Arbeit mit
pflegebedürftigen alten Menschen und Interesse an ihrer Biografie
- flexible, eigenständige und kreative Arbeit
- Kommunikationsfreude und empathische Fähigkeiten
- Fähigkeit Verantwortung wahrzunehmen
- Initiative und Einsatzbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Konfliktfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Fähigkeit zur ständigen und umfassenden eigenen
Fortbildung
- sicheres Auftreten und sprachliche Gewandtheit
direkte weisungsbefugte
Vorgesetzte:
gleichgestellt:
- anderen Fachkräften in der Verwaltung
weisungsbefugt:
- Praktikanten
- Zivildienstleistenden
- Auszubildenden in der Verwaltung
wird vertreten von:
- anderen Fachkräften in der Verwaltung
Aufgaben und
Kompetenzen:
Verwaltungs- und Organisationsaufgaben:
- Telefondienst
- Akten anlegen und führen
- Erledigung des Schriftverkehrs
- Vorbereitung von Sitzungen
- Anfertigung von Protokollen,
Berichten und Aufstellungen
- Bearbeitung von Posteingang und
Postausgang
- Sichtung und Auswertung von
Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf.
kleinere Recherchen durchführen
- Sammlung, Aufbereitung und Auswertung
von Unterlagen und Dokumenten
- Vorbereitung von Besprechungen
Auftrags- und
Rechnungsbearbeitung
- Abwicklung aller ein- und ausgehenden
Aufträge
- Prüfung von Rechnungen auf ihre
rechnerische und sachliche Richtigkeit
- Klärung von möglichen Differenzen
- Erstellung von Rechnungen
- Bearbeitung von Reklamationen
- Kontrolle von Zahlungsterminen /
Bearbeitung von Mahnungen
- Buchung der eingehenden Spenden. Erstellung der Spendenbescheinigungen
und der Dankesbriefe an
Spender
Lagerwirtschaft
- Kontrolle aller ein- und
ausgehenden Materialien
- Kontrolle des Bestandes
betriebliches
Rechnungswesen
- Erstellung der Gewinn- und
Verlustrechnung. Erstellung der Bilanz
- Erstellung der Investitions- und
Instandhaltungsplanung
- Erfassung von Belegen
- Kontrolle der Konten
- Bearbeitung von Investitionen. Sicherstellung der Kostenkontrolle
bei Investitionen
- Vorbereitung aller Dokumente für die
abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt
- Abrechnung der Leistungen mit
Kostenträgern und Patienten / Bewohnern
Lohn und
Gehaltsabrechnung / Personalverwaltung
- Beachtung der tariflichen und
betrieblichen Vereinbarungen
- Ermittlung des Bruttoentgelts
- Ermittlung der Lohnfortzahlung
- Ermittlung der Abzüge
- Ermittlung der zu überweisenden
Beträge
- Überweisung der Gehälter
- Führung der Personalakten
- Abrechnung von Dienstreisen und
Außendiensttätigkeiten
- Mithilfe bei der Personalverwaltung
(z.B. bei Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder
Urlaubsplanung)
- Mithilfe bei der Koordination und
Organisation von Aus- und Weiterbildung
- Bearbeitung von Bewerbungen,
Einstellungen und Kündigungen
Kommunikations- und
Kooperationsbeziehungen:
Die Fachkraft in der Verwaltung soll zu folgenden Personen und
Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung
aufrechterhalten:
- zur Geschäftsleitung
- zu der Pflegedienstleitung
- zu der Qualitätsbeauftragten
- zu den Altenpflegekräften
- zu den Haus- und Familienpflegern
- zu den Pflegehilfskräften
- zu den behandelnden Ärzten
- zu den Praktikanten
- zu den Angehörigen und sonstigen den
Patienten nahe stehenden Personen
- zu den Seelsorgern
Klausel:
Im Bedarfsfall sind nach Anordnung von vorgesetzter
Stelle zusätzliche Aufgaben und Einzelaufträge zu übernehmen. Die in der
Anlage zur Stellenbeschreibungen aufgeführten Aufgabenbereiche, die sich im
Qualitätsmanagementhandbuch z.B. aus dem Leitbild und Konzept ableiten, können durch den
Arbeitgeber ergänzt, verändert und präzisiert werden, soweit dies zur
Zielerfüllung der Tätigkeit wesentlich beitragen kann. Dies betrifft auch
die laufenden Aktualisierungen und Veränderungen des Qualitätsmanagementbuches.
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